Souverän in Personalgesprächen

Angenehme Atmosphäre und störungsfreies Umfeld


Licht, Luft, geeignete Temperatur, Erfrischungsgetränke sind die Basis. Vermeiden Sie Termindruck durch dichtgedrängte Termine - kein „Termin-Hopping“, durch dass Sie oder der Mitarbeiter unter Druck geraten. Sorgen Sie dafür, dass Sie im Termin nicht gestört werden (Telefon aus), Sie drücken Wertschätzung für den Mitarbeiter aus, indem Sie sich Zeit für ihn nehmen und ihm /ihr Ihre ganze Aufmerksamkeit schenken. Wann hätten Sie selbst das Gefühl, dass sich jemand für Sie Zeit nimmt?


Gezielte Begrüßung


Der Gesprächsführer ist sich bewusst, mit welchen Worten/ Fragen er den Mitarbeiter empfängt. Vermeiden Sie Floskeln wie „schön, dass Sie sich Zeit genommen haben“, die einem herbei zitierten Mitarbeiter eher wie Hohn vorkommen und den Einstieg erschweren. Vorsicht mit Fragen, nach der momentanen Lage oder der allgemeinen Befindlichkeit, wenn Sie nicht wirklich darauf eingehen möchten. Das könnte dem Gespräch eine ungewollte Richtung bescheren, von der Sie später wieder aufs Gesprächsthema überleiten müssen. Eher: „Ich freue mich, dass wir beide nun die Gelegenheit haben in Ruhe über das Thema „XY“ zu sprechen.“ 


Sicherheit und Orientierung geben


Für Ihre Mitarbeiter (wie vielleicht auch für Sie) ist dieses Gespräch ein besonderer Anlass. Man ist irgendwie, ob der ungewohnten Situation, etwas aufgeregt und vielleicht sogar verunsichert. 
Bieten Sie Sicherheit und Orientierung, indem Sie das Ziel des Gesprächs und seinen groben Ablauf erläutern. Stimmen Sie den zeitlichen Rahmen noch einmal ab, um zu wissen, bis wann Sie tatsächlich Zeit haben oder ob es ggfs. Zeitreserven gibt. 
 Sorgen Sie bei mehreren Beteiligten für Rollenklarheit, sodass der Mitarbeiter nicht ständig überlegen muss, warum und in welcher Funktion andere mit im Raum sind. 
 Sie können auch gern Ihren Wunsch für den Verlauf des Gespräches, der Gesprächsatmosphäre oder etwaiger Spielregeln (gegenseitiges Zuhören, Verständnisfragen stellen, Offenheit) Ausdruck verleihen. Binden Sie Ihren Mitarbeiter ein, indem Sie nach seinen Wünschen für das Gespräch fragen und geben Sie ihm/ihr die Gelegenheit sich einzubringen und insbesondere Fragen zu stellen.


Vorab lohnt es sich meist Klarheit darüber zu haben:

Wie soll sich mein Gegenüber während des Gespräches fühlen?
Welche Kernbotschaften sollen auf jeden Fall beim Gegenüber ankommen?
Mit welcher Haltung, mit welchen Botschaften und Methoden kann ich das erreichen höchstwahrscheinlich erreichen?


Jenseits der Worte


Wir bilden uns unbewusst sehr schnell ein Urteil über unseren Gesprächspartner und seine Stimmung, was wiederum beeinflusst, wie wir uns in Gesprächssituationen verhalten. Dabei sind es nur in sehr geringen Umfang die Worte, die unser Gegenüber verwendet, vielmehr machen seine Körpersprache, Mimik, Gestik, die Stimme und seine Sprechweise den wirklichen Unterschied aus.

Vermeiden Sie für ein kooperatives Gespräch zunächst eine Sitzposition in der Sie sich genau gegenüber sitzen. Dies erhöht unbewusst (durch die konfrontative Position) die Konfliktbereitschaft. Wählen Sie deshalb eher eine Sitzposition über Eck, die jedem sowohl Zuwendung als auch Ausweichmöglichkeit erlaubt. Eine gleiche Sitzhöhe sorgt auch bei hierarchischem Verhältnis für mehr Augenhöhe. Gebührender aber nicht zu distanzierter Abstand und die Möglichkeit sich am eigenen Platz einzurichten, steigert das Sicherheits- wie Autonomiegefühl des Gesprächspartners.
Wissenschaftlich nachgewiesen ist: um so weicher die Sitzfläche des Stuhles, desto zugänglicher verhält sich -unbewusst- der Gesprächspartner. (Wollen Sie dagegen hart verhandeln, stellen Sie sicher, dass Ihre eigene Sitzfläche möglichst hart ist.)

Halten Sie möglichst oft Augenkontakt, ohne zu starren. So bekommen Sie mehr Informationen über Ihren Gesprächspartner:
Wie fühlt er/sie sich während des Gespräches?
Welche Ihrer Äußerungen können verstanden werden oder sollten eher noch einmal klar gestellt werden?
Wann hat Ihr Gesprächspartner Fragen oder wann ist eine Pause angemessen?

Unterstützen Sie Ihre offene innere Haltung durch eine offene Körpersprache und gelegentliches Lächeln, wenn Ihnen danach ist. Seien Sie authentisch - also so wie Sie sind und sich wohlfühlen - damit wirken Sie vertrauensvoller und glaubwürdiger, als wenn Sie „verkrampft alles richtig machen wollen“.
Ihre Stimme sollte fest, modelliert und in angemessener Lautstärke vernehmlich sein.


Sprache und Verständnis


Auch bei Ihrer Sprache und den gewählten Ausdrücken, sollten Sie sich auf Ihr Gegenüber einstellen. Vermeiden Sie eher einen zu komplizierten Satzbau und verwenden Sie Worte, die Ihr Gesprächspartner versteht. Benutzen Sie eher kurze Sätze, die deutlich und verständlich Ihre Kernbotschaften vermitteln.
Fragen Sie auch gelegentlich nach, wie ihr Gegenüber das Gesagte verstanden hat oder melden Sie zurück, wie oder was Sie von den Äußerungen des Gegenübers verstanden haben. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nicht aneinander vorbei reden. Manchmal benutzen wir zwar die gleichen Begriffe, aber haben ein unterschiedliches Verständnis vom Inhalt oder seiner Bedeutung - da hilft dann die klärende Nachfrage wie: “Was meinen Sie mit wertschätzendem Verhalten genau? Wie müsste ich mich konkret verhalten, damit Sie darin eine Wertschätzung sehen würden?“

Wenn Sie auf diese Weise Vorbild sind, können Ihre Mitarbeiter lernen Ihre Kommunikation eindeutiger zu gestalten.


Verbindlichkeit und persönliche Beziehung


Ein Gespräch wird nicht nur besser erinnert sondern erhält auch eine deutlich höhere Qualität, wenn Emotionalität erlaubt ist und eine persönliche Beziehung entstehen kann.
Verwenden Sie deshalb konkrete Beispiele und Rückmeldungen aus dem gemeinsamen Alltag und knüpfen Sie an gemeinsam erlebte Ereignisse an. 
 Sprechen Sie eher über selbst Erlebtes, sowie Ihre Gedanken und Gefühle dazu, als abstrakt über die Dinge zu philosophieren, die Ihnen andere zugetragen haben.
Gehen Sie auf die Gefühlswelt Ihres Gesprächspartners ein und scheuen Sie sich nicht, damit unsachlich zu werden.
Formulieren Sie möglichst konkret, anhand von Beispielen und machen Sie verbindliche Aussagen, auf die sich Ihr Gegenüber verlassen kann.
Sie stärken so Ihre Glaubwürdigkeit.
 Ein Mitarbeitergespräch ist stets nur so gut, wie das Gefühl, dass es beim Mitarbeiter hinterlässt.


Gesprächsführung und Fragen


Wahrscheinlich kennen Sie den Satz: „Wer fragt führt.“ 
In einigen Gesprächssituationen sind Sie erst einmal „am Drücker“, um ins Thema einzuleiten, Information mitzuteilen oder Entscheidungen bekannt zu geben. Vergessen Sie allerdings trotzdem nicht Ihren Gesprächspartner einzubinden, nach seiner Befindlichkeit, Meinung oder seinem Verständnis zu fragen.
Allerdings setzt dies voraus, dass Sie echtes Interesse an Ihrem Gesprächspartner haben und Ihre Grundhaltung von einem gesunden Selbstverständnis, sowie Respekt vor dem Gegenüber geprägt ist. 

Wenn Sie ein Gespräch auf Augenhöhe anstreben, geben Sie Raum für Fragen und zeigen Sie Ihr Interesse durch Ihre offenen Fragen.
Vermeiden Sie eine andauernde „Frontalbeschallung“, bei der Ihr Gesprächspartner nicht zum Zuge kommt, sich nicht öffnet und froh ist, wenn er „entlassen“ wird.

Was interessiert Sie an dem Mensch, der da vor Ihnen sitzt und seiner Arbeit?
Was brauchen Sie als Information, um Ihr Führungsverhalten optimal auszurichten?