Goldene Meetingregeln

Haben Sie mal durchgerechnet, was Sie ein durchschnittliches Meeting kostet?
Erstaunlich, wie viel Arbeitszeit,- energie und -kosten in Meetings investiert werden, ohne dass zugleich Klarheit über den Ertrag dieser Investition herrscht.
Viel schlimmer noch: wider besseren Wissens quälen sich Menschen in Unternehmen tagtäglich durch den Meetingwahnsinn und kommen dabei kaum noch zu ihren eigentlichen Aufgaben.

von Stephan Stockhausen am 7. May 2013 in Umsetzungshilfen

Meetings wohnen oftmals zwei zentrale Fehler inne, die zur Zeitvernichtung führen:

  • Zeiten werden eher pauschal vergeben. Man sitzt im (Halb-) Stundentakt. Und dies im schlimmsten Fall noch nahtlos. Dabei wird also schon übersehen, dass es Zeit braucht, um von einem Termin zum anderen zu kommen (körperlich wie auch inhaltlich). Außerdem scheinen nur wenige bislang auf die Idee gekommen zu sein, sich zu fragen, warum viele Themen tatsächlich exakt eine Stunde benötigen und nicht auch mit 56 Minuten zu erledigen sind. Einerseits gibt es das Phänomen, dass etwas stets so lange braucht wie auch Zeit dafür vorgesehen ist. Andererseits spricht es schlicht für mangelhafte Vorbereitung, den tatsächlichen Bedarf so wenig konkret zu schätzen – da passt es dann, dass die Disziplin erst wieder zunimmt, wenn die Endzeit näher rückt.
  • Themen werden ebenfalls eher pauschal auf die Tagesordnung gesetzt. Für Moderatoren ist es selbstverständlich, dass das Ziel klar sein muss, unter dem ein Thema diskutiert werden soll. Es ist eben ein Unterschied, ob ich zu einem Problem alle denkbaren Lösungsideen sammeln, ein Meinungsbild erstellen oder eine Entscheidung herbeiführen will.

Um am Glauben, in Gruppe kreativer und informierter zu sein, hartnäckig festhalten zu dürfen, lohnt die Beachtung einiger goldener Regeln:

Formuliere einen Tagesordnungspunkt idealerweise als Fragestellung.

Ein effektives Meeting braucht ein Ziel. Und genau hier liegt oftmals die Krux.
Menschen kommen zusammen, alle kennen die Tagesordnung (im Idealfall), sind vorbereitet, pünktlich… Und dann ist unklar, wozu eigentlich die Horde versammelt ist. Und so läuft dann die Kommunikation munter durcheinander, im besten Fall ist eine Menge Leben in der Bude, aber am Ende weiß gar keiner, was eigentlich wer wie bis wann zu tun habe.
Daran ändert auch ein protokollierter Maßnahmeplan nichts, der oft zu unkonkret ist und lediglich Stichworte liefert.

Ein Ziel also. Klingt so einfach. Scheint aber auch für Führungskräfte / Unternehmer nicht immer so einfach zu sein.
Hier ein Überblick möglicher Ziele (ohne Anspruch auf Vollständigkeit), auf dass Sie in der Vorbereitung für sich klären können, was Sie denn im nächsten Meeting erreichen wollen:

  • Information (Austausch oder Weitergabe oder Sammlung oder Projektstatus)
  • Problemanalyse
  • Ideenfindung (Sammlung oder Bewertung oder Auswahl oder Fortentwicklung)
  • Bewusstmachung
  • Entscheidung (mehrheitlich oder einstimmig oder schnell oder fundiert usw.)
  • Bilanz ziehen zur Zusammenarbeit
  • Erfolge feiern
  • Gesichtspflege

Eine zentrale goldene Regel ist also, sich in der Vorbereitung auf das Ziel festzulegen und dieses dann auch offen zu kommunizieren.
Selbstverständlich können hinter verschiedenen Themenpunkten auch verschiedene Ziele liegen. Am deutlichsten wird ein Ziel übrigens durch eine offene Frage, die am Ende beantwortet sein soll. Damit entsteht zugleich ein zentrales Kriterium zur Bewertung Ihrer Sitzung.

Bring Bewegung in die Sache.

Das versuchen ja noch immer viele mit Powerpoint. Welch wahnsinnige Zeitvernichtungswaffe…
Vor ein paar Tagen musste ich in einem Meeting mal wieder über mich ergehen lassen, wie jemand seine Präsentation darauf aufbaute, den Text der Folien vorzutragen (nicht einmal auswendig kannte er die Inhalte). Puh. Das ist ermüdend und vollkommen ineffizient. Die Inhalte kann ich bereits vorab zur Vorbereitung oder als Nachtrag zur Bearbeitung zur Verfügung stellen.
Präsentationen machen dann Sinn, wenn sie das Gesagte visuell unterstützen (Nicht ersetzen, liebe PP-Jünger!). Und damit ist auch nicht gemeint, dass sich die Inhalte animiert bewegen, hereinfliegen, auflösen etc. Diese Bewegung ist hier nicht gemeint.

Sitzung ist das deutsche Synonym für Meeting. Man sitzt sich nicht nur den Hintern, sondern häufig auch das Gehirn breit.
Bewegung kann in vielfältiger Form entstehen, Moderatoren haben hierzu eine Fülle in ihrem Werkzeugkoffer. Das kann beginnen mit Arbeit an Charts oder Pinnwänden über Kreativmethoden und bei abgewandelten Großgruppenformen wie World Café enden.
Mit Kreativität und Vorbereitung lassen sich ganz eigene Formen der Aktivierung im Meeting schaffen.

Visualisiere alles Wesentliche.

Gerade genannte Methoden dienen neben der Strukturierung selbstverständlich auch der Visualisierung. Die aktuell zentrale Fragestellung sollte ohnehin stets sichtbar sein.
Jede weitere Visualisierung hilft, Diskussionsbeiträge zu erhalten, sie miteinander zu verbinden oder daran anzuknüpfen.
Nüchterne Protokolle sorgen später zudem für weniger Erinnerungswert als die Dokumentation der Arbeitssituation; hier erinnern sich Teilnehmer auch emotional.

Vorbereitung aller ist das A und O.

Wer wird wozu eingeladen?
Wer soll welchen Beitrag leisten?
Welche Frage sollte im Vorfeld von den Teilnehmern bedacht sein?
Das sind mögliche Fragen, die eine Einladung bereits berücksichtigen kann. Wenn die Teilnehmer wissen,w er was von ihnen mit welcher Zielsetzung erwartet, können sie ihren Beitrag vorbereiten und dann auch leisten. Der Moderierende sollte zugleich die anderen hier genannten Punkte vorbereiten.
Außerdem sollte die Moderation gefährlichen Situationen der Doppelrolle berücksichtigen, in denen der Moderierende gleichzeitig inhaltliche Beiträge leisten und das Meeting leisten will. In solchen Momenten die Moderation abgeben.

Sorge für eine ansprechende Atmosphäre.

In einem ruhigen Umfeld denkt es sich fokussierter. Tageslicht regt unser Gehirn ebenso an wie ein guter Kaffee, ein unbequemer Stuhl lenkt ab, eine hallende Akustik strengt an…
Es lohnt sich, auf Kleinigkeiten zu achten, denn sie können unbewusst zum guten Gelingen eines Meetings beitragen. Achten Sie also auf Raumgestaltung, Verfügbarkeit aller notwendigen Materialien, Lichtverhältnisse, Akustik usw.
Und neben den technischen Bedingungen sorgen Sie für emotionale Wertschätzung, indem Sie reichlich Wasser zur Verfügung stellen, den Kantinenkaffee durch Qualitätsware und die industrielle Konfektionsware an Keksen gegen qualitative Alternativen austauschen. Denn auch im Geschäftsleben geht Liebe durch den Magen.

Beachte die Arbeitsweise des Gehirns.

Das menschliche Gehirn nimmt mit seiner Funktionsweise Einfluss auf die Qualität eines Meetingverlaufs und seiner Ergebnisqualität.
Daher finden in Zusammenkünften beispielsweise ritualisierte Hahnenkämpfe, Schweigen, Widerstände usw. statt. Für das Gehirn als soziales Organ ist es elementar, dass wir in Meetings wissen, ob und wie Zugehörigkeit zur Gruppe erreicht werden kann, wie und wie viel autonomes Agieren möglich ist, wie sicher die ganze Situation ist und welchen Status wir in einer Gruppe haben.
Zudem achten wir darauf, wie fair der Umgang miteinander ist. Störungen dieser Bedürfnisse bewegen uns emotional - wie prima, dass es gerade ein Sachthema gibt, an dem ich mich anhängen kann. Merke: Verhalten ist zu mehr als 99% emotionaler statt rationaler Ursache.

Intuitiv wirken zudem…

  • Der Ankereffekt besagt, dass das, was als Erstes gesagt wird, die weitere Denkrichtung bestimmt. Einer der Gründe, warum Brainstorming selten das volle kreative Potential abruft. Hier hilft, erst zu schreiben, dann zu reden.
  • Der Rezenzeffekt ist quasi das Gegenstück zum Ankereffekt, nach dem wir das Letztgesagte besonders erinnern. Die ggf. wertvolle Mitte bleibt somit ungehört.
  • Die Alternativenblindheit sorgt in Meetings dafür, dass entweder A oder B diskutiert werden, dass es um Alternative 1 oder Nichtstun geht. Wir vergleichen gerne, was auf dem Tisch liegt statt vorher danach zu suchen, welche möglichen Alternativen es überhaupt gibt.
  • Entscheidungsermüdung: unser Gehirn verbraucht Energie und Entscheiden, Denken und sich in Gruppe zu bewegen verbraucht dann einmal mehr Energie. So werden wir immer entscheidungsmüder. Wichtige Themen gehören morgens oder nach Pausen auf die Agenda, denn dann packen wir Menschen an. Am späten Nachmittag ist der Drops gelutscht und bestenfalls die Aussicht auf den Feierabend animiert uns zu Entscheidungen (die dann aber auch schöne Schnellschüsse sein können).
  • In Gruppen lehnen sich Menschen durchaus ein wenig zurück. Pferde tun dies beispielsweise auch. Wir verteilen die Last ein wenig auf mehrere Schultern - und dies völlig unbewusst. Je größer eine Sitzungsgruppe also wird, umso zurückhaltender agieren wir. In Wettbewerben im Tauziehen hat man die Schallgrenze übrigens bei rund 15 Personen ermittelt, ab da bleibt die Leistung bei etwa 50% der Addition der Einzelstärken - das Ganze ist hier weniger als die Summe seiner Teile.

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